शासकीय कामकाजात आता ई ऑफिसचा वापर बंधनकारक करण्यात आला असून, येत्या 1 जूनपासून मंत्रालयात कागदी फाईल स्वीकारल्या जाणार नसून कागदी फाईल स्वीकारण्यास शासनाने मनाई केली आहे. सरकारच्या या निर्णयामुळे एका टेबलवरून दुसऱ्या ठेबलवर जाणाऱ्या फाईलचा वेग वाढण्यास आणि नागरिकांची कामे मार्गी लागण्यास मदत होणार आहे.
1 जूनपासून कागदी फाईलऐवजी फक्त ई फाईल स्वरुपात सादर करण्याचे आदेश देण्यात आले असून, नुसत्या स्कॅन करून पाठवलेल्या ई फाईल स्विकारल्या जाणार नसल्याचेही जारी करण्यात आलेल्या परिपत्रकात स्पष्ट करण्यात आले आहे.
शासनाच्या परिपत्रकात नेमकं काय?
शासकीय कामकाजात संगणकाचा अधिकाधिक वापर करून शासकीय कामकाज गतिमान व्हावे, कामकाजात सुसुत्रता यावी, दस्ताऐवज व माहिती सुरक्षित रहावी, निर्णय प्रक्रिया गतिमान व सुलभ व्हावे यासाठी शासकीय कामकाजात दि.१.४.२०२३ पासून ई ऑफीस प्रणालीचा प्रभावी वापर करण्याच्या दृष्टीने संदर्भाधीन क्र. (१) येथील शासन परिपत्रकान्वये सूचना निर्गमित केलेल्या आहेत.
त्यानुषंगाने उद्योग, ऊर्जा, कामगार व खनिकर्म विभागात ई-ऑफीस चा वापर करण्यासाठी वेळोवेळी सूचना देण्यात आलेल्या आहेत. मात्र या विभागात सदर प्रणालीचा वापर होत नसलेचे निदर्शनास आलेने संदर्भाधीन क्र. (२) येथील कार्यालयीन आदेशान्वये दि.१.१.२०२४ पासून या विभागात ई-ऑफीस प्रणालीचा वापर करणे अनिवार्य केलेले आहे.
त्यानंतरही ई-ऑफीस चा वापर होत नसलेने संदर्भाधीन क्र.(४) येथील पत्रांन्वये सूचना निर्गमित केलेल्या आहेत. अद्यापही या विभागांतर्गत शासकीय कामकाजात ई-ऑफीस चा प्रभावी वापर होत नसल्याचे निदर्शनास आले आहे.
तसेच “महाराष्ट्र कार्यालयीन कार्यपद्धती -२०२३ च्या मार्गदर्शक सूचनांनुसार सर्व टपाल इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपातच तयार व जतन केले जावे. फिजीकल फाईल केवळ अत्यावश्यक परिस्थितीतच तयार केली जावी. प्रशासकीय प्रक्रियेमध्ये पारदर्शकता व कार्यक्षमता आणण्यासाठी सामान्य प्रशासन विभागाच्या शासन निर्णय दि.१२ जुलै, २०२४ अनुसार धोरणात्मक निर्णय घेण्यात आलेला आहे.
याशिवाय, नवीन नोंदी तयार करताना महाराष्ट्र कार्यालयीन कार्यपद्धतीचा वापर करावा.सर्व विभागांनी याचे पालन करणे बंधनकारक आहे”, अशा प्रकारच्या सूचना मुख्य सचिवांनी संदर्भाधीन क्र. (५) येथील पत्रान्वये दिलेल्या आहेत.तसेच १५० दिवसांच्या कार्यक्रमामध्ये देखील ई-ऑफीसच्या प्रभावी वापराबाबत मुद्दा समाविष्ट केला असून सदर उद्दिष्ट पूर्ण करण्यासाठी गुणांकन (२५ गुण) ठेवण्यात आलेले आहे.
शासन परिपत्रक-
उद्योग,ऊर्जा,कामगार व खनिकर्म विभागात तसेच सदर विभागाच्या अधिनस्त सर्व क्षेत्रीय कार्यालयांमध्ये दि.१.६.२०२५ पासून ई-ऑफीस चा वापर करणे बंधनकारक करण्यात येत आहे. विभागांतर्गतच्या नस्त्या या ई-फाईल स्वरूपातच असणे आवश्यक असल्याने भौतिक स्वरूपातील नस्त्या पाठविणे बंद करावे. आंतर-विभागीय नस्त्या ई-फाईल स्वरूपात स्वीकारणे बंधनकारक केल्याने कोणत्याही भौतिक स्वरूपातील नस्त्या पाठवल्या किंवा स्वीकारल्या जाऊ नयेत.
भौतिक स्वरूपातील नस्त्या स्कॅन करून ई-ऑफिसद्वारे पाठवू नये. ई-फाईल केवळ ग्रीन नोट वापरून आणि विभागाच्या सहसचिव / सचिव / अपर मुख्य सचिव यांच्यासह सर्व संबंधित अधिकाऱ्यांच्या डिजिटल स्वाक्षरी वापरूनच तयार करून सादर कराव्यात. नोंदणी शाखेकडे आलेले भौतिक स्वरूपातील टपाल संबंधित कार्यासनाकडे पाठविण्याचे पूर्णपणे बंद करावे. सदरचे टपाल केवळ ई-ऑफीसद्वारेच पाठविण्यात यावे. नोंदणी शाखेकडे आलेले भौतिक स्वरूपातील टपाल संबंधित कार्यासनाकडे पाठविण्याचे पूर्णपणे बंद करावे. सदरचे टपाल केवळ ई-ऑफीसद्वारेच पाठविण्यात यावे.
विभागाच्या अपर मुख्य सचिव / प्रधान सचिव / सचिव यांच्या कार्यालयात तसेच संबंधित सर्व सह सचिव/उप सचिव यांचेकडे येणारे टपाल कोणत्याही परिस्थितीत भौतिक स्वरूपात स्वीकारू नये. संबंधितांनी अशा प्रकारचे भौतिक टपाल स्वीकारण्यास विनंती केल्यास त्यांना सदरचे टपाल मध्यवर्ती टपाल केंद्रात जमा करण्याबाबत सूचना देण्यात याव्यात. ई-ऑफीस प्रणालीची निकड विचारात घेऊन राज्य शासनाकडून “महाराष्ट्र कार्यालयीन कार्यपद्धती नियमपुस्तिका, १९६३ ” मध्ये सुधारणा करण्यात येऊन “महाराष्ट्र कार्यालयीन कार्यपद्धती नियमपुस्तिका, २०२३” तयार करण्यात आलेली आहे. सदर नियमपुस्तिकेचे अवलोकन केले असता शासकीय कामकाज ई-ऑफीस च्या माध्यमातूनच करणे आवश्यक असल्याचे नमूद केले आहे. त्यामुळे सदर नियमपुस्तिकेचे अवलोकन करून शासकीय कामकाज ई-ऑफीस च्या माध्यमातूनच करावे.
उद्योग,ऊर्जा,कामगार व खनिकर्म विभागातील सर्व प्रभागांच्या अधिनस्त सर्व क्षेत्रीय कार्यालयांना देखील ई-ऑफीस प्रणालीचा वापर करणे बंधनकारक करण्यात येत आहे. कोणत्याही परिस्थितीत भौतिक स्वरूपात टपाल पाठविले जाणार नाही, याची दक्षता सर्व क्षेत्रीय कार्यालयांनी घ्यावी.
सदर सूचनांचे काटेकोरपणे पालन करण्यात येईल, याची दक्षता घेण्यात यावी. सदर शासन परिपत्रक महाराष्ट्र शासनाच्या www.maharashtra.gov.in या संकेतस्थळावर उपलब्ध करण्यात आले असून त्याचा सांकेताक क्रमांक २०२५०५२९११०२५५१८१० आहे. सदर शासन परिपत्रक डिजिटल स्वाक्षरीने साक्षांकित करून निर्गमित करण्यात येत आहे.
